Tutorial kali ini adalah untuk membuat senarai semak mata pelajaran ajar guru di sekolah mengikut kelas dan bilangan masa bagi setiap mata pelajaran. Kuiri ini tidak kurang juga pentingnya kerana demi keesahan data emis, kemaskini pada bahagian mata pelajaran ajar guru juga dianggap penting. Saya cuba syorkan kuiri ini untuk memudahkan rakan-rakan guru data menyemak perubahan mata pelajaran ajar guru terutama di awal tahun persekolahan, kehadiran guru baru atau pindah sekolah dan mengesahkan data yang dimasukkan adalah sama seperti dalam jadual yang telah dibuat oleh guru jadual.
Saya akan cuba untuk membuat tutorial ini sehingga ke dalam bentuk MS Excel untuk siap dicetak.
Seperti biasa untuk memulakan kuiri ini, sila muat turun data emis sekolah dan import ke dalam perisian utiliti KPM yang berada dalam C:/dataonline. Setelah selesai urusan import pada utiliti KPM, notis "33 jadual telah di import" akan keluar. Anda sudah bersedia untuk membuat kuiri ini mengikut tertib berikut.
nota: Untuk paparan yang lebih jelas, sila klik pada gambar tersebut.
1. Pergi ke bahagian menu "create" → "Query Design" klik. Kotak "Show Table" akan keluar.
Pada kotak "Show Table", sila keluarkan table-table berikut: TGStaf, TGMatapelajaran, tkmatapelajaran dan TEJadualKelas.
2. Setelah mengeluarkan table-table yang dikehendaki, selarikan kod-kod pada setiap table yang dalam gambar. Cara untuk selarikan kod-kod tersebut, hanya perlu tarik (drag) sahaja field dari satu table ke table yang lain. Contoh, KPUtama di TGStaf ke KPUtama di TGMatapelajaran. KodSubjek di TGMatapelajaran ke KodMataPelajaran di tkmatapelajaran. Dan KodKelas di TGMatapelajaran ke KodKelas di TEJadualKelas.
Kemudian keluarkan Field yang dikehendaki untuk dikuiri.
Field: Nama -----------SUBJEK---------------NamaKelas----------BilWaktuMengajar
Table: TGStaf----------tkmatapelajaran-------TEJadualKelas------TGMataPelajaran
3. Setelah itu, sila ke menu pilih "Design" → "Run" untuk mendapat data seperti gambar di bawah.
Ini adalah data senarai nama guru, subjek ajar, kelas dan bilangan waktu yang telah dijana tadi. Nama guru akan berulang-ulang kerana bilangan subjek ajar yang pelbagai. Anda boleh susun nama-nama guru itu melalui aplikasi ini sekiranya tidak mahu mencetak data ini. Tapi sekiranya anda ingin membuat cetakan, kita akan export ke MS Excel. Untuk export ke MS Excel ada 2 cara tapi saya prefer dengan cara copy paste.
4. Sila lihat anak panah yang berada dipenjuru di bawah. Klik kanan di situ dan klik copy.
Bila klik dipenjuru, semua data akan ter"select". (Lebih kurang macam "select all" lah fungsinya).
5. Buka MS Excel. Di kotak A1 (lihat anak panah) klik kanan dan paste. (jangan gunakan paste special)
6. Data anda di utiliti KPM (MS Access) telah berpindah ke MS Excel.
Untuk mengaturkan kembali kotak-kotak pada cell supaya kelihatan kemas, sila ke butang "Format" dan pilih "Format Cells...".
7. Dalam kotak "Format Cells", pastikan "setting"nya seperti gambar di bawah.
8. Sekarang data anda sudah kemas dan cantik seperti di bawah. :)
9. OK. Seterusnya pula ialah untuk menyusun nama-nama guru mengikut abjad dan juga supaya nama-nama guru yang berulang-ulang kerana mempunyai bilangan subjek ajar yang lebih daripada satu akan terkumpul.
i. Pilih kolum Nama (Kolum A).
ii. Klik butang "Sort & Filter".
iii. Pilih "Sort A to Z".
10. Kotak "Sort Warning" akan keluar. Ikut sahaja anak panah di bawah.
11. Nama-nama guru telah disusun dari A ke Z mengikut abjad.
Sebagai tutorial bonus, saya ingin tunjukkan cara untuk mencari jumlah waktu mengajar guru dan kita akan buat satu lagi kolum di kolum E.
Caranya, pada cell E3, taip " =sum( " dan dengan menggunakan tetikus, tarik kolum D3 ke D6. (merujuk kepada seorang guru yang mengajar empat buah subjek). Kemudian tekan Enter di keyboard.
12. Anda boleh mengulang cara yang sama kepada guru-guru yang seterusnya.
13. Anda boleh kemaskan data anda seperti contoh di bawah ini.
Seterusnya data ini sudah sedia untuk dicetak bagi tujuan pengemaskinian dan juga sebagai dokumentasi rakan-rakan guru data ke dalam fail.
Kritik dan saran amat dialu-alukan. Sekian terima kasih.
abuimtiaz
26112012
assalam. saya keliru macam mana nak dapatkan kuiri bagi maklumat lain. salah drag, konpem tak kluar results. macam mana kita nak tau yang table sebelum n seterusnya tu saling berkaitan yea? mohon pencerahan. boleh emel saya ke rushdone79@yahoo.com
ReplyDeleteSalam tuan..maaf kerana baru berkesempatan untuk respon soalan tuan.
ReplyDeletePada permulaannya saya juga ada masalah 'joining' antara table. Setelah beberapa kali membuat 'try error' barulah saya perasan antara table mempunyai 'field' yang sama. So supaya antara 2 table ini boleh link antara satu sama lain mestilah joining field yang sama atau kelompok yang sama.
Kalau tuan lihat contoh pada langkah 2 di atas KodKelas TGMataPelajaran dengan KodKelas TEJadualKelas. kedua-dua field tersebut memang berkaitan.
Selamat mencuba.